Ещё в октябре прошлого года архивный отдел администрации города «переехал» на новый адрес: с ул. Кручинина, 5, на ул. Ленина, 50/1. «Переезд» для такого «бумажного» отдела дело нелёгкое, но необходимое: за десятилетия количество документации в городском архиве увеличилось в разы, и для их хранения потребовались большие площади.
Как рассказала нашей газете начальник архивного отдела В.А. Петровская, на новом месте расположились три просторных кабинета и два хранилища. Помещения, которые раньше занимал один из магазинов, пришлось переоборудовать и перепланировать. Вместе с этим в хранилищах были установлены и новые дополнительные металлические стеллажи под документы, основная часть которых уже каталогизирована и размещена на полках.
- Моя задача как начальника отдела - комплектование архива, ведение учётной документации, работа с конкурсными управляющими по приёмке документов ликвидированных предприятий и другое, - говорит Валентина Александровна. - Главный специалист Галина Андреевна Грязникова исполняет запросы социально-правового и тематического характера.
В основном в городском архиве хранятся сведения о ликвидированных предприятиях и организациях города. Еженедельно сюда обращаются граждане с просьбой найти соответствующие приказы или ведомости по начислению зарплаты, чтобы в дальнейшем подтвердить свой трудовой стаж для получения пенсии. Подобные запросы в архив делают не только свободненцы, а граждане из всех уголков России и не только.
- В прошлом году мы вели переписку с бывшей работницей Свободненского маслозавода, которая сейчас живёт в Израиле, - вспоминают В.А. Петровская и Г.А. Грязникова. - Ей понадобились справки с ликвидированного предприятия о заработной плате и подтверждающие её трудовой стаж для начисления пенсии. Документы мы переслали адресату.
А недавно в архив обратилась женщина, которая хотела получить справку о том, что когда-то от свободненского предприятия её сестра получила в личное пользование квартиру. Подтверждающие данный факт документы понадобились, чтобы квартира от умершей сестры по наследству перешла племяннику женщины.
Также в архивный отдел поступает много обращений за копиями постановлений главы города, решений горисполкома о выделении земельных участков под строительство домов, гаражей (у кого-то документы на право собственности были утеряны или в них когда-то были допущены ошибки, и восстановить их можно только с помощью архивных данных). Зачастую в городской архив обращаются дети, родители которых были лишены прав (справка из отдела нужна, чтобы в дальнейшем получить полагающееся по закону жильё).
Всего в базе данных городского архива значится 125 ликвидированных предприятий и организаций. Из последних исчезнувших - это ОАО «Электроаппаратный завод», ОАО «Свободненский хладокомбинат», ООО «Старательская артель «Озёрная» (ликвидированы в 2010 году).
На наш вопрос специалистам о том, куда они будут переезжать, если и на новом месте станет тесновато, те резонно заметили:
- Чтобы архив не заполнялся «лишними» документами, надо, чтобы не ликвидировались предприятия. Ведь в перестроечные годы Свободный потерял не только великолепные заводы, но и другие организации. Будет работать производство в городе, соответственно, и у нас работы будет чуть меньше.
- Всего в 2010 году к нам за помощью обратились 1287 человек, их обращения были исполнены, - говорит Валентина Александровна. - За два месяца этого года в архивный отдел поступило уже 173 заявления, из них исполнено - 163. Так как в компьютере нет единой базы данных, то работаем, так сказать, «вручную». На поиск того или иного документа уходит от одного часа до нескольких дней. Стоит отметить, что в архивном отделе администрации города хранятся документы горисполкома, датированные с 1981 года. Документация ранних лет находится в государственном архиве Амурской области в г. Благовещенске. Раньше по истечении десятилетия все данные передавались именно туда (теперь будут находиться на постоянном сроке хранения у нас).
На наш вопрос, «шагнуло» ли архивное дело в ногу со временем и планируется ли всё же каталогизировать все данные в цифровом виде, В.А. Петровская и Г.А. Грязникова ответили так:
- Госархив Амурской области тоже работает по старинке - «вручную». Чтобы сохранить все данные, собранные за много лет, в цифровом виде, необходима специальная программа, которую пока, к сожалению, компьютерные гении не создали (по крайней мере, мы об этом не слышали). Всё же мы постепенно вносим данные в компьютерную базу, но это кропотливая работа не одного года. Вот сейчас начинаем приём документов структурных подразделений и отделов администрации 2005 года. В любом случае, с наличием компьютерной техники наша работа стала продуктивнее. Соответственно, запросы граждан исполняются быстрее, а это главное в нашей работе.
Как узнать номер телефона архива, чтобы подтвердить данные , что училась с1981 г по 1982 г, в амурском кооперативном училище, нужно для подтверждения ,в связи выходом на пенсию
Странно… Оцифровка документов ведётся во всех архивах уже давно. Скорее всего здесь прослеживается человеческий фактор. Я не раз замечал, что некоторые сотрудники со стажем просто боятся компьютеров и поэтому ищут оправдания для того, чтобы работать по-старинке, так им, вручную, конечно, привычней и проще