В архиве имеются оборудованные рабочие места, установлены персональные компьютеры. Документы размещены в 2-х архивохранилищах, так же имеется рабочий кабинет.
Основными задачами муниципального архива являются:
- хранение, комплектование, формирование, учёт и использование документов Архивного Фонда Российской Федерации и др. архивных документов;
- формирование и содержание муниципального архива Свободненского района, включая хранение архивных фондов поселений.
Архив обеспечивает постоянное хранение архивных документов, принятых от источников комплектования. В настоящее время в списке источников комплектования архива значатся 38 организаций (самый большой список источников комплектования в Амурской области): это Свободненский районный Совет народных депутатов, администрация Свободненского района, структурные подразделения администрации, финансовое управление администрации Свободненского района, отдел по управлению имуществом администрации Свободненского района, отдел по управлению образованием, а также 15 сельсоветов района, сельскохозяйственные производственные кооперативы и колхозы, находящиеся на территории Свободненского района.
Важнейшей функцией муниципального архива является участие в реализации пенсионного законодательства по средствам накопления социально значимых документов о трудовой и личной жизни граждан, выдачи огромного количества различного рода архивных справок, копий и выписок документов. Архивные справки и копии документов позволяют гражданам оформить назначение пенсий, осуществить перерасчёт их размера, получить компенсации, пользоваться различными льготами, обеспечивать свои имущественные и другие законные права. Ежегодно за данными справками обращаются более одной тысячи тысяч человек.
Все документы в архиве создаются с помощью компьютерной техники (научно-справочный аппарат к фондам, архивные справки и др.). Осуществляется копирование документов по запросам граждан, организаций. К сожалению, нет технической возможности для копирования документов с затухающим текстом, а в архиве достаточно такого рода документов 30-50-х годов прошлого века.
С каждым годом объём поступления документов растёт, мы принимаем на постоянное хранение от 300 до 400 дел постоянного хранения и по личному составу ежегодно. И это не мёртвый массив документов, это гарантированные пенсии и пособия гражданам, реализация прав на собственность.
Особое значение в общем объёме хранящихся документов имеют похозяйственные книги. Хранение этих документов требует особо пристального внимания в силу того, что они подлежат вечному хранению. Статьёй 22 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» установлен срок хранения этой документации в архиве администрации поселения - 75 лет. Эти книги находятся на хранении в архивах администраций поселений, которые после истечения ведомственного срока хранения или ликвидации организации подлежат передаче в муниципальный архив Свободненского района.
На основании Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» архив Свободненского района имеет статус архива с постоянным составом документов. Это означает, что все принятые архивом документы, поступающие в муниципальную собственность, будут храниться на территории Свободненского района вечно.
Фото: газета «Зейские огни», Анна Прудникова.
